Du erledigst eine Aufgabe nach der anderen – doch das wirklich Wichtige bleibt wieder liegen? In diesem Artikel erfährst du, welche Methoden es gibt, um Prioritäten zu setzen, inklusive ihrer Vor- und Nachteile. Plus: Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der du deine Prioritäten klar definierst und endlich umsetzt.
Das Wort „Priorität“ stammt vom lateinischen prioritas und bedeutet „Vorrang“. Klingt logisch, oder? Lange Zeit gab es das Wort nur im Singular – weil, na ja, es kann eben nur eine Sache geben, die Vorrang hat. Erst im 19. Jahrhundert kam der Plural „Prioritäten“ dazu. Und zack – aus einer klaren Priorität wurden zehn, zwanzig oder gleich fünfzig.
Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Dann hetzen wir von einer Aufgabe zur nächsten und haben trotzdem das Gefühl, auf der Stelle zu treten.
Warum ist es aber so schwer, Prioritäten zu setzen?
✔️ Zu viele Optionen machen Entscheidungen schwer: Soll ich erst an meinem Instagram arbeiten oder einen Blogartikel schreiben? Soll ich lieber Yoga oder Krafttraining machen? Das kann einen echt lähmen! Was, wenn ich mich für das Falsche entscheide? Und statt einen Reel für Instagram aufzunehmen, checkst du „nur kurz“ deine WhatsApp-Nachrichten. Vorhang zu.
✔️ Wir wollen alles auf einmal: Unsere Eltern hatten oft klarere Rollen – einer verdiente das Geld, der andere kümmerte sich um die Familie. Heute? Wir wollen (und sollen) alles sein: Erfolgreiche Unternehmerin, liebevolle Partnerin, fürsorgliche Mutter, beste Freundin – und dann bitte noch entspannt, fit und reflektiert. Puh!
✔️ Falsches Dringlichkeitsgefühl: Das Handy piept, E-Mails stapeln sich, jemand will „nur kurz“ was wissen – und schwupps bist du wieder im Reagier-Modus. Dabei wolltest du doch endlich Blogartikel schreiben!
✔️ Angst, etwas zu verpassen oder jemanden zu enttäuschen: Prioritäten setzen heißt auch, Dinge nicht zu tun. Jemandem absagen. Erwartungen nicht erfüllen. Und das fühlt sich manchmal hart an.
✔️ Kein klares Ziel vor Augen: Wenn du nicht weißt, was für dich wirklich wichtig ist, springst du von einer Aufgabe zur nächsten. So richtig voran kommst du aber nicht.
❌ Dauerstress! Ohne klare Prioritäten willst du alles gleichzeitig erledigen. Ergebnis? Du hetzt rum, fällst am Abend erschöpft auf die Couch und schaltest Netflix an. Und wenn du im Bett liegst, schwirrt nur ein Gedanke in deinem Kopf: Ich schmeiße alles hin, ich kann nicht mehr.
❌ Die wichtigen Dinge bleiben auf der Strecke. Statt endlich deinen Online-Kurs anzugehen, den du in deinem Kopf bereits zigmal mit zig Kunden durchgeführt hast, beantwortest du brav die hundertste Kunden-E-Mail. Merkst du selber.
❌ Fleißig, aber unglücklich. Du machst Kundentermine, fährst deinen Sohn zum Fußball, machst die Wäsche für die ganze Familie – träumst aber von deinem eigenen Online-Business, einer Reise nach Vietnam oder Salsa tanzen! Am Abend fühlst du dich fleißig, aber nicht glücklich.
❌ Du bist fremdgesteuert. Ohne Prioritäten bestimmen To-dos, Kundenanfragen oder Kollegen, was du tust. Du reagierst, statt zu handeln, bist frustriert und wütend auf dich selbst und die Welt.
Nun sitzt du also vor deiner To-do-Liste und fragst dich: Wo fange ich an?! Ich stelle dir die klassischen Methoden (für Prioritäten setzen) vor und sage dir direkt, was daran gut ist und was nicht.
📌 So funktioniert’s:
Du zeichnest eine Matrix aus vier Quadranten, nimmst deine To-do-Liste und unterteilst die Aufgaben in vier Kategorien:
✅ Macht sofort sichtbar, welche Aufgaben wirklich wichtig sind
✅ Rückt wichtige, aber nicht dringende Aufgaben in den Fokus
✅ Hilft, Aufgaben loszulassen oder zu delegieren
❌ Ist aufwendig: Aufgabenliste schreiben, auf Quadranten verteilen, planen
❌ Funktioniert in der Praxis nicht so gut: Alles scheint wichtig und dringend
📌 So funktioniert’s:
Du verteilst deine Aufgaben in drei Gruppen:
✔️ A-Aufgaben: Extrem wichtig!
Ohne diese Aufgaben gibt es große negative Konsequenzen. Beispiel: Ein wichtiges Kundenprojekt abschließen
✔️B-Aufgaben: Mittel wichtig
Sollten erledigt werden, sind aber nicht entscheidend. Beispiel: Ein Angebot für einen potenziellen Kunden vorbereiten
✔️C-Aufgaben: Wenig wichtig
Bringen wenig direkten Nutzen. Beispiel: Eine E-Mail mit allgemeinen Infos beantworten
Danach arbeitest du die Aufgaben in der ABC-Reihenfolge ab.
✅ Simpel und schnell anwendbar
✅ Klärt sofort, was wichtig ist und was nicht
✅ Verhindert Zeitverschwendung mit unwichtigen Aufgaben
❌ Die Bewertung der Aufgaben ist subjektiv
❌ Man kann sich trotzdem verzetteln, wenn A-Aufgaben überwiegen
📌 So funktioniert’s:
Frage dich: „Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, sodass alles andere einfacher oder sogar überflüssig wird?“ Erledige diese eine Aufgabe zuerst und ohne Ablenkung. Erst danach kümmerst du dich um andere Dinge.
✅ Radikal einfach und klar
✅ Erleichtert den Einstieg in die Arbeit
❌ Funktioniert nicht, wenn du nicht weißt, was dein Lebenszweck ist
❌ Zeitaufwändig: Du solltest mindestens vier Stunden an deiner einen Sache täglich arbeiten.
Viele Produktivitätsmethoden helfen, Aufgaben zu sortieren – aber beantworten sie auch die wichtigste Frage: Welche gehören überhaupt auf deine Liste?
Angenommen, du baust nebenberuflich dein Business auf. Dein Fokus liegt auf Social Media, Angebotserstellung und Werbung. Nebenbei arbeitest du 30 Stunden im Hauptjob, kümmerst dich um die Kinder und versuchst, den Haushalt in Schach zu halten. Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Spaziergang, eine Kuscheleinheit mit deinem Kind oder ein Sauna-Besuch auf deiner To-do-Liste landet? Genau: Kaum.
Methoden wie „The ONE Thing“ setzen auf eine einzige Priorität, die alles andere unwichtig machen soll. Eine schöne Idee – aber was, wenn du das Falsche wählst?
Vor 30 Jahren wäre es vielleicht die perfekte Videokassette gewesen – heute zählt Streaming. Starre Prioritäten funktionieren nur, wenn sich nichts verändert. Dein Leben tut es aber ständig. Heute steht dein Business im Fokus, morgen vielleicht deine Familie oder deine Gesundheit. Eine gute Methode muss dir helfen, flexibel zu bleiben, ohne die Richtung zu verlieren.
Viele Systeme klingen durchdacht – sind aber schwer umzusetzen. Wer hat schon Zeit, jeden Morgen ein aufwendiges Prioritäten-Framework durchzuplanen?
Es gibt Tage, an denen du nicht an großen Aufgaben arbeitest. Tage, an denen du nur Staubsaugen oder die Kinder zum Sport bringen kannst. Und Tage, an denen du einfach auf der Couch liegst – und das ist völlig okay.
Produktivität bedeutet nicht, jede Minute zu nutzen. Es geht darum, die richtigen Dinge zu tun – und auch mal bewusst nicht zu tun.
Eine gute Priorisierungs-Methode sollte also flexibel, einfach und langfristig (genug) ausgelegt sein.
Das Leben ist dynamisch – und deine Prioritäten sollten es auch sein.
Hier kommt eine einfache Methode, die dir hilft, deine Prioritäten klar zu setzen und umzusetzen – ohne dich zu überfordern oder deine Vorhaben selbst zu sabotieren.
Überlege, welcher Lebensbereich gerade am meisten deine Aufmerksamkeit braucht:
✔️ Familie & Beziehungen
✔️ Karriere & Finanzen
✔️ Persönliche Entwicklung & Wohlbefinden
Ja, ich weiß, du willst am liebsten alles gleichzeitig. Aber wenn du dich jetzt nur für einen Bereich entscheiden müsstest – welcher wäre es?
Tipp: Falls in einem Lebensbereich gerade die Alarmglocken schrillen – du hast finanzielle Engpässe oder deine Beziehung steckt in einer Krise – dann setze diesen Bereich an erste Stelle. Wenn es dir körperlich oder seelisch nicht gut geht, ist das deine oberste Priorität. Alles andere kann warten.
Überlege: Was kannst du in diesem Monat konkret tun, um in deine gewählte Richtung zu gehen?
Nehmen wir an, dein Alltag dreht sich nur noch um Streit mit deiner pubertierenden Tochter. Geschrei, Tränen, genervte Blicke – das macht dich und die ganze Familie fix und fertig. Also setzt du deine Priorität auf den Bereich Familie und Beziehungen. Eine klare Priorität für diesen Monat könnte sein: Die Beziehung zu deiner Tochter zu stärken.
Warum ein Monat? Weil echte Veränderungen Zeit brauchen. Die Beziehung zu deiner Tochter wird nicht durch ein einziges Gespräch besser – aber mit kontinuierlichen kleinen Schritten kannst du mehr Ruhe und Vertrauen in eure Beziehung bringen.
Gleichzeitig bleibt ein Monat kurz genug, um flexibel zu bleiben. Falls sich deine Situation verändert, kannst du im nächsten Monat eine neue Priorität setzen.
🔍 Beispiel:
✔️ Im Dezember konzentrierst du dich auf deine Familie und planst ein wundervolles Weihnachtsfest.
✔️ Im Januar widmest du dich wieder deinem Business – um dein Konto nach der Weihnachtszeit aufzufüllen.
Jetzt wird’s praktisch: Erstelle eine Liste mit konkreten Aufgaben, die zu deiner Monats-Priorität passen.
Denn mal ehrlich – wenn du dir nur vage Ziele setzt wie „Am eigenen Business arbeiten“ oder „Mehr auf Social Media posten“, dann landen diese Punkte irgendwo zwischen Wäschebergen und E-Mail-Fluten. Und genau da bleiben sie dann auch.
Wenn du also zum Beispiel die Beziehung zu deiner Tochter stärken willst, dann könntest du:
✔️ einen Termin bei einer Familienberatung vereinbaren und sich beraten lassen
✔️ deiner Tochter bewusst Zeit schenken und z. B. bei ihren Volleyballspielen zuschauen
Prioritäten setzen heißt nicht, eine To-do-Liste schön zu ordnen. Prioritäten setzen heißt, das Richtige auch wirklich zu tun.
📌 Wie machst du das?
✔️ Vermeide riesige, vage Ziele. Statt „Podcast launchen“ lieber „Fünf Themen für die erste Folge brainstormen und eins auswählen“.
✔️ Halte deine Aufgaben klein und machbar. Optimalerweise dauern sie nicht länger als 30 Minuten – so bleiben sie realistisch und du kannst sie leichter in deinen Tag einbauen.
✔️ Nutze ein System, das für dich funktioniert. Ob Papier, Notiz-App oder Tools wie Todoist, Asana oder Monday – Hauptsache, du hast deine Aufgaben immer im Blick.
Eine Morgenroutine, in der du deine Fokus-Aufgaben für den Tag festlegst, kann dein absoluter Gamechanger werden. Setze dich jeden Morgen kurz hin und schreibe eine bis drei Aufgaben auf, die du heute unbedingt erledigen willst.
Optimalerweise ist mindestens eine davon aus deiner Monats-Prioritäten-Liste. So stellst du sicher, dass du nicht nur irgendetwas tust, sondern das wirklich Wichtige. Und keine Sorge: Wenn du deine Aufgaben klein genug hältst, bekommst du sie unter.
Denkst du jetzt: „Wann soll ich bitte eine halbe Stunde freischaufeln?“ Dann check mal kurz deine Handy-Bildschirmzeit. Na, vielleicht doch 30 Minuten übrig für das, was dir wichtig ist?
Natürlich landen auch mal alltägliche To-dos auf deiner Fokus-Liste – Kuchen für die Schulfeier backen, einen Kundentermin vorbereiten. Das ist normal. Achte nur darauf, dass der Alltag dich nicht komplett verschlingt und du regelmäßig deine wichtigsten Aufgaben auf der Liste hast.
📌 Tipp: Wenn du merkst, dass du an vier Tagen pro Woche nicht an deinen Prioritäten arbeiten konntest, reduziere die Aufgabenzeit. 15 Minuten sind immer drin. Selbst fünf Minuten, in denen du deinem Kind ungeteilte Aufmerksamkeit schenkst, können den Unterschied in eurer Beziehung machen.
Was hilft dir noch, um deine Prioritäten wirklich umzusetzen? Hier kommen meine sechs besten Tipps – alltagstauglich, konkret und ohne Schnickschnack.
Starte den Tag, indem du dir kurz überlegst: Wo lege ich heute meinen Fokus? Schreib eine bis drei Aufgaben auf, die für dich wichtig sind. So verhinderst du, dass du von E-Mails, Anrufen oder Alltagschaos überrollt wirst, bevor du überhaupt angefangen hast.
Die Zeit „hat“ man nicht – man nimmt sie sich. Trage dir eine halbe Stunde morgens oder mittags im Kalender ein, um an deinen wichtigsten Aufgaben zu arbeiten.
Hast du wenig Zeit? Dann mach’s wie beim Podcast-Beispiel:
Anstatt zu denken „Ich brauche mindestens zwei Stunden, um an meinem Podcast zu arbeiten“, fang klein an: „Ich brainstorme fünf mögliche Themen für die erste Folge und wähle eines aus.“
Viermal die Woche je 30 Minuten an deinem Projekt arbeiten? Das sind 8 Stunden im Monat – und zack, deine erste Podcast-Folge ist draußen! Schneller, als wenn du es ewig vor dir herschiebst.
Machst du das, weil du es willst – oder weil die Instagram-Expertin sagt, dass es „unbedingt nötig“ ist? Nicht jeder Trend gehört auf deine Prioritätenliste. Mach nur das, was wirklich wichtig für dich ist.
Egal, wie zielstrebig und konsequent du an deinem Business arbeitest – ohne Sprit in deinem Energietank wirst du nicht weit kommen. Blockiere nicht nur Business-Aufgaben, sondern auch Dinge, die dir guttun:
✔️ 5 Minuten Yoga oder Dehnen am Morgen
✔️ Ein Spaziergang nach dem Mittagessen
✔️ Ein Kaffee in Ruhe, bevor die Kids nach Hause kommen
Klingt banal? Kann deinen ganzen Tag verändern.
Ich habe ein Mini-Workbook erstellt, mit dem du Schritt für Schritt Prioritäten setzen kannst. Einfach ausdrucken und in 10 Minuten herausfinden, was dir wirklich wichtig ist.
📌 Tipp: Hänge die Prioritäten-Liste aus dem Workbook sichtbar auf – an den Kühlschrank, an deinen Schreibtisch oder neben die Kaffeemaschine. So hast du deine wichtigsten Aufgaben immer vor Augen.
Wenn du einfach nur To-dos abarbeitest, ohne eine klare Richtung, wirst du am Abend zwar müde ins Bett fallen – aber nicht zufrieden.
Stell dir ein Schachspiel vor: Mal ziehst du den Bauern, mal den Springer – einen Schritt vor, zwei zurück. So gewinnst du nicht! Ein guter Schachspieler denkt strategisch, er plant voraus. Und genau das brauchst du für deine Prioritäten. Sonst bist du nur beschäftigt, aber nicht produktiv.
Gilt für den Tag und für den Monat: Mehr als drei Prioritäten = keine Prioritäten.
Und ja, ich weiß, du willst so viel gleichzeitig erreichen. Aber seien wir mal ehrlich: Wie oft funktioniert das? Genau. Deshalb: Maximal drei Fokusbereiche. Und keine XXL-Aufgaben, die du niemals in den Alltag quetschen kannst.
Du hast dir für den Monat eine Priorität gesetzt – und eine Woche später schmeißt du alles um?
Warum? Weil die Sabine auf Instagram eine neue Challenge gestartet hat und du unbedingt mitmachen musst? Weil du plötzlich keine Lust mehr hast und lieber was Neues anfängst?
Klar, Flexibilität ist wichtig. Aber wenn du ständig dein Ziel wechselst, kommst du nirgendwo an. Setze deine Priorität, halte mindestens einen Monat durch – dann kannst du überdenken und anpassen.
Du jagst einem Erfolg nach dem anderen hinterher – aber dein Körper und deine Seele machen nicht mehr mit? Blöder Plan.
Prioritäten setzen heißt nicht nur: Was bringt mich weiter? Es heißt auch: Wie bleibe ich leistungsfähig?
Ein Burnout kostet viel mehr Zeit und Geld, als wenn du dir von Anfang an regelmäßige Pausen gönnst. Also: Schlaf, Bewegung, Übungen gegen Stress – alles gehört auf die Prioritätenliste.
Business ist wichtig. Familie ist wichtig. Haushalt ist wichtig. Aber wo bleibt der Spaß?
✔️ Tanz wild durch die Wohnung
✔️ Arbeite zur Abwechslung im Café
✔️ Nimm ein ausgedehntes Bad mit Musik
Das Leben besteht nicht nur aus Pflichten: Kleine tägliche Freuden bringen Pep in dein Leben und machen dich happy!
Ohne Prioritäten ist dein Alltag ein einziges Chaos. Du hetzt von Aufgabe zu Aufgabe, bist immer beschäftigt – aber nie wirklich zufrieden. Das ändern wir jetzt.
📌 Was du gelernt hast:
✅ Prioritäten setzen heißt nicht „alles schaffen“, sondern das Richtige wählen.
✅ Drei Prioritäten sind genug – mehr führt zu Chaos.
✅ Kleine Schritte bringen dich weiter als große, unrealistische Pläne.
✅ Deine Gesundheit und dein Spaß gehören genauso auf die Liste wie Business & Familie.
Prioritäten setzen ist nicht schwer – dranbleiben schon. Aber wenn du deine Richtung kennst, deine Aufgaben konkret machst und täglich Fokus setzt, wirst du merken: Es funktioniert.
Und falls du dich immer noch fragst, ob du Prioritäten setzen solltest? Ja, solltest du. Denn wenn du heute damit anfängst, wirst du schon bald merken, wie viel leichter dein Alltag wird – und wie viel mehr du endlich für dich selbst erreichst. 🚀
Mit meinem genialen Planer verwandelst du in nur 30 Minuten einen vagen Traum in einen klaren Aktionsplan, den du wirklich umsetzen kannst. Vermeide Fehler, die 90% der Menschen bei der Planung machen (und daran später scheitern). Inkl. Vorlage für unkomplizierte Planung.